자기 관리를 위해 GTD (Getting Things Done, http://www.davidco.com) 를 활용하려고 여러 프로그램을 찾아봤다. 처음엔 GTD가 뭔지 몰랐고, Dokuwiki GTD 플러그인 에서 시작했다. 위키 플러그인을 보다 'GTD가 뭐지?' 하며 찾아본 것이 계기가 되어 다른 툴들을 알아봤는데 처음 찾게 된 것이 Life Manager고, 다음에 흥미를 갖게 된것은 Outlook 대쉬보드 플러그인 형태인 Jello Board 이다.

Life Manager는 국산 무료 프로그램이다. 특징은 GTD 의 프로세스에 따라서 관리하기 쉬운 형태로 되어있어서 사용하기 좋다. Jello Board는 Outlook 의 Mail 을 Inbox (수집함)으로 활용할 수 있고 Outlook의 Task, Schedule 을 그대로 활용할 수 있고 무엇보다도 스마트폰의 일정과 동기화하여 사용할 수 있어 좋다.

하지만 두 프로그램다 나에겐 뭔가 부족함을 느끼게 했다. GTD 활용을 위한 프로그램을 선정하면서 든 생각은 이렇다.

• 집이건 어디에서건 온라인 이라면 쉽게 접근하고 싶다. (위의 두 프로그램다 만족스럽지 못했다)
• 인터페이스가 이뻐야 사용할 맘이 많이 든다.
• 스마트폰과 연동이 되면 더 좋다. (Life Manager 는 단독 실행 프로그램이다)
• 속도가 빨라야 한다. (Jello Board 는 속도가 느리다)

이런 생각들을 하던 중 발견한것은 GTDInbox in GMail 이다. 파이어폭스 플러그인으로 GMail을 GTD 프로그램처럼 보일 수 있게 라벨링.. 등 몇가지를 도와주는 프로그램이다. (설치는 안해봤다) 하지만 나는 구글 크롬브라우저를 사용하기 때문에 파이어폭스 플러그인 형태는 좀 아니다 싶었는데.. BetterGmail 이라는 파이어폭스 플러그인이 있었고 이를 IE, 크롬 등에서 쓸 수 있는 플러그인이 있었다. 이 플러그인이 중요한건 아닌데.. GMail 라벨을 정리하는데 도움이 된다.

어째뜬 이런이런 과정들을 거쳐.. GMail을 GTD Tool 로 사용하기로 정하고 GMail 을 설정했다. 이에 관한 내용을 정리해 본다.

GTD 에 관한 설명은 다음의 링크들로 ^^

• http://en.wikipedia.org/wiki/Getting_Things_Done
• GTD 따라 잡기 (http://futureshaper.tistory.com)
  • #1 - 원리 그리고 프로세스
  • #2 - GTD 준비하기
  • #3 - GTD vs. Franklin System
  • #4 - 단계 1 : 수집 (Collect)
  • #5 - 단계 2 : 처리 (Process)
  • #6 - 단계 3 : 정돈 (Organize)
  • #7 - 단계 4 : 검토 (Review)
  • #8 - 단계 5 : 실행 (Do)
• 나머지를 위한 GTD 블로그
  • 준비 단계
  • 수집 단계
  • 평가 단계
  • 관리 단계
  • 검토 단계
  • 실행 단계

GMail 을 이용한다는 얘기는 모든 열린고리(Open loop)들을 메일을 이용해서 하겠다는 것. 즉, 수신한 메일 또는 내가 나에게 보낸 메일을 열린고리로 사용하여 수집함(Inbox)을 만든다. 열린고리들(메일)에 라벨을 붙여 분류하는 것으로 처리(Process), 정리(Organize), 검토(Review) 등의 처리를 한다.

정리하면 다음과 같다.

1. 하고 싶은일, 할일 등이 생각날 때 GMail 계정에 메일을 보낸다.
2. 정기적 혹은 수시로 수집함의 열린 고리들에 라벨을 붙여 정리한다.
3. 바로 할 일, 오늘 할일은 중요 편지(Stared) ☆ 를 표시한다.
4. 처리가 완료된 일은 완료 라벨을 붙이고 보관처리(Archive)¹⁾ 한다.

GTD 프로세스를 그대로 따를 수 도 있지만, 어디 정해진 것이 있는가.. 나에게 맞는 방법을 찾아 라벨을 붙이고 정리한다. 내가 현재 사용한 라벨링을 설명한다.

라벨은 두 분류로 나누었다.

• GTD 프로세스 라벨
  • @Inbox : 수집함. 처음 추가된 열린고리들에 붙는 라벨
  • @Next : 곧 할일. 자주 확인할 열린고리들을 위한 라벨
  • @Someday : 언젠가 할일. 딱히 기한이 없고 우선순위가 낮아 추후에 다시 확인해야할 열린고리들을 위한 라벨
  • @Waiting : 다른사람에게 위임한 일. 다른 사람에게 응답을 받아야 하는 열린고리 라벨
  • @Done : 행동이 끝난 라벨
  • @Outbox : 다른사람에게 보낸 메일을 위한 라벨

• Action 라벨 : 열린고리에 어떤 행동 유형인지를 구분하기 위한 라벨들
  • !Act/Do
  • !Act/Experiment
  • !Act/Go
  • !Act/Read
  • !Act/Remind
  • !Act/Search
  • !Act/Think
  • !Act/Write

GMail 상단의 '설정(Setting)' 메뉴의 '라벨(Labels)' 탭에서 설정 (기본언어 한글)

GMail의 라벨은 보이기/숨기기 기능만 있으며 트리 형태로..계층적으로 라벨을 붙일 수 없다. 이를 가능하게 해주는 유틸이 BetterGmail 이다. 여기서는 크롬에서의 사용 예만 설명한다. 크롬에서 BetterGmail을 사용하기 위해서는 사용자 스크립트 사용 모드로 크롬을 실행해야 한다. (2009-09-08 현재 구글 2.0.172.43 버전 기준)

1. 8810.user.zip 파일을 다운로드 한다. (BetterGmail 스크립트 파일)
2. 다음의 위치에 'User Scripts' 폴더를 생성한다.
   • Windows XP: %userprofile%\Local Settings\Application Data\Google\Chrome\User Data\Default
   • Windows Vista/7: %userprofile%\AppData\Local\Google\Chrome\User Data\Default
3. 다운로드 받은 파일의 압축을 풀고 js 파일을 User Scripts 폴더에 복사한다.
4. 크롬 바로가기에 '–enable-user-scripts' 옵션을 추가한다. (오른쪽 그림 참고)

BetterGmail 사용 전 후의 비교
	=⇒

위에서 라벨의 종류를 GTD 프로세스 라벨과 액션 라벨로 나누었다. 이들 라벨을 쉽게 사용하기 위한 방법으로 GMail의 필터 기능을 이용한다. 예를 들면, 수집함에 열린고리를 추가할 때 (나에게 메일 보낼 때) @Inbox 라벨이 자동으로 붙게 하고 메일 제목을 이용해서 Action 라벨을 자동으로 붙여 주기위해 필터를 사용한다.

상단의 환경설정(Setting) 을 눌러 설정 화면으로 가서 필터 탭을 클릭한다. 화면 아래 새 필터 만들기를 눌러 위의 필터만들기 화면으로 가서 설정을 한다. 보낸사람 란에 자기 이메일 주소를 적은 후, 다음 단계 클릭.

라벨 적용 옆의 콤보박스에서 @Inbox 를 선택하거나 새로 만들기를 클릭한 후 만들어 준다.

수집함에 열린고리를 추가할 때 행동유형(생각하기, 글쓰기, 읽기, 찾아보기.. 등)을 지정해서 넣는 방법을 알아본다. 수집함에 열린고리를 넣는 것은 자기 자신에게 메일을 보내는 작업이다. 왼쪽메뉴에 편지쓰기 메뉴를 이용해서 메일 작성화면에 가서 받는 사람에 자신의 이메일 주소를 넣는다.

열린고리의 제목을 입력하는데, 위 그림처럼 제목의 뒤쪽에 @Write, @Think.. 등의 식별자를 포함시켜 보낸다. 이 식별자들에 대한 필터를 설정해서 메일 수신 시 자동으로 라벨을 붙여준다. 그러면 다음의 그림처럼 받은 편지함에 !Act/Write 라벨이 붙어서 수신되는 것을 볼 수 있다. 자신에게 맞는 행동유형을 설정하면 되겠다.

열린 고리는 자신에게 메일을 보냄으로써 추가한다.

수집함에 쌓인 정리할 일들을 라벨을 이용해 분류한다. 수집함(@Inbox)의 목록에서 할일들을 하나씩 클릭해서 아래의 라벨 변경 메뉴를 이용해 분류한다.

지금.. 또는 오늘 할일은 ☆ 를 체크해서 중요편지함(Stared)에 넣는다. @Today 라벨을 사용하는 사람도 있지만 나는 GMail의 원래 기능인 중요편지함 기능을 사용하기로 했다.

완료한 일은 @Next 라벨을 제거한 다음 @Done 라벨을 붙이고 '받은편지함' 또는 'Inbox' 라벨을 제거해 보관(Archive)한다. 그리고 ☆ 체크를 해제해 중요편지함(Stared)에서도 제거한다.

지금 내가 사용하고 있는 GMail 을 이용한 GTD 에 대해 알아봤다. 하지만 중요한건.. 늘 체크하고 실행하는 것이다. 꾸준하게 하는 것이 무엇보다 중요하다. 매일, 매주.. 시간날때마다, 시간을 정해놓고 확인하고 정리해서 느슨해지지 않고 재미를 붙여 일처리를 해나가는 습관을 들여야 겠다..

Step 1 ~ 4의 무한 루프… 화이팅!

• GMail에 웹 문서 스크랩하기